बीज आख्या
पूर्ण शीर्षक से व्युत्पादित वह सार शीर्षक जिसमें उपयुक्त सार शब्द ही रखे जाते हैं।
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कुंजी
रिकार्ड का पता लगाने या उसकी पहचान के लिए एक या अधिक प्रतीक।
यह आवश्यक नहीं कि प्रतीक सदा रिकार्ड से संलग्न रहे।
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कुंजी पटल
कुंजियों के दबाव से अभिलक्षणों के कोडन के लिए एक युक्ति। यह चयन किए हुए संकेत को जनित करने के लिए प्रेरित करता हैं, जैसे छिद्रित पत्रक में छिद्रण।
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मुख्य शब्द
प्रलेख या शीर्षक में वह महत्वपूर्ण शब्द या वाक्यांश जो प्रलेख का सार बता ए।